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DISEÑO DOCUMENTACIÓN TÉCNICA

En todos los procesos de negocio está presente la gestión de documentos que se ha generado desde una herramienta de edición como Word, Excel, PDF, Powerpoint, Photoshop o ficheros gráficos 3D.

Es importante para tener trazabilidad del historial de los documentos, adquirir un sistema que gestione sus versiones, fechas de modificación e indicación de los contenidos modificados.

En Estilmedia nos preocupamos para mejorar la gestión documental de nuestros clientes, permitiéndoles tener un mayor control sobre las modificaciones realizadas en sus documentos y un seguro y rápido acceso, via Web, a un repositorio único y centralizado.


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GESTIÓN DE CONTENIDOS

El control sobre su información es tanto o más importante que la gestión documental, es la gestión de los contenidos de estos documentos. Un proceso de busqueda o modificación de numerosos documentos puede verse mejorado con un sistema que le permita generar relaciones entre diferentes contenidos, unificados en un mismo repositorio central, con la finalidad de publicar un documento con base en criterios configurables de composición.

También supone una gran mejora poder gestionar los contenidos y relacionarlos con una gestión paralela de formato y estilo del documento final, la cual cosa permetirá aislar la modificación del texto del documento del ajuste de formato, y así no perder tiempo reformateando los párrafos descuadrados.

Una gestión de contenido bien definida permite a los departamentos de edición y de generación de productos o servicios una reducción drástica de los tiempos de publicación de los documentos correspondientes.


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GESTIÓN DE PROCESOS DE NEGOCIOS

El dia a dia de las tareas que realizamos en nuestra empresa, nos lleva a relacionarnos con compañeros del mismo departamento, de otros departamentos, de otras empresas proveedoras o de empresas clientes.

Estas relaciones son basadas en el comportamientn humano y como tal, pueden generar resultados poco previsibles. Para solucionar esta situación, se busca que los sistemas que crean y reproducen procesos de negocio, idénticos a los realizados manualmente por los empleados de las empresas, consigan trabajar para los empleados, asignándoles tareas pre-programadas, notificando automàticamente situaciones de cambio o la intervención de usuarios con información relacionada con el departamento o empresa.

Un factor importante es conseguir que el sistema de mensajeria deje de ser un gestor documental de almacenamiento de archivos multiplicados por todos los usuarios que están relacionados con ella.

Una tarea se puede encargar, mediante correo electónico, a la destinación sin tener que enviar el documento a modificar o revisar para su posterior aprovación, ya que solo se enviará la dirección de acceso al fichero.

Gestión de proyectos

En Estilmedia identificamos dos tipos de gestión de proyectos: de diseño de producto, orientado a oficinas técnicas; y el proyecto comercial, orientado al seguimento de actividades y accesos a la documentación de proyectos que tienen como eje principal las comandas de clientes y el desarrollo de nuevo productos. El objectivo de la gestión de proyectos es relacionar a todos los usuarios involucrados en el proceso de negocio, ya sean o no del mismo departamento, y autorizarles el acceso a la información del proceso, del proyecto y del producto porque el propio sistema los alerte de todos los sucesos que han provocado una modificación y que es de suma importancia conocer en el instante.

Colaboración interdepartamental

La correcta alineación interna de la empresa y parar atención a la colaboración entre departamentos y establecer el sistema adecuado de procesos que atienda a las necesidades de sus usuarios técnicos y de negocio, puede ahorrarle muchos gastos de “no calidad” a la empresa y puede mejorar la productividad acortando los tiempos de gestión burocrática que entorpecen cualquier proceso de diseño o comercialización de productos.

Este capítulo podría estar incluido en la gestión de proyectos, no obstante esto en Estilmedia le damos suma importáncia y le hemos asignado una entidad própia, ya que és importante la correcta alineación de la estratégia *gerencial de la empresa con los diferentes departamentos relacionados con el proceso de negocio, de diseño de producto y de fabricación.

Conexión con sistemas ERP

Relacione el diseño de producto y la fabricación en muchas empresas los departamentos de diseño de producto y de fabricación actuan por separado, disponiendo de sus propios sistemas de información por hacer efectivos sus procesos. No obstante eso, se puede lograr mayor rendibilidad económica y productividad si se unen los procesos de gestión documental que notifiquen la validación final del diseño de producto y que pasen ordenes de compra y de fabricación a los departamentos correspondientes.

Gestión de producción

El departamento de producción se encarga de fabricar el prototipo final del producto que préviamente, la oficina técnica y el departamento de Ingeniería de diseño han validado. En este momento cualquier cambio dentro de la línea de fabricación puede resultar muy costoso, tanto si se trata de provisión de materials, com si se trata de la solicitud de un aplazamiento al cliente; estas situaciones pueden conllevar retrasos en la entrega del producto acabado o en los pagos comerciales y, posiblemente, hasta en la pérdida del cliente.

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